2022年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强重特大事件档案工作的通知》，明确了重特大事件档案工作的战略价值和总体要求。经过多年实践，重特大事件档案工作，尤其是疫情防控档案归集，已有长足发展。然而，重特大事件类型多样，包括自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等，且具有涉及范围广、事件要素复杂、不确定性与专业性显著、涵盖多领域等特点。可见，党和国家组织应对突发事件形成的具有保存价值的历史记录如何实现高质量归档管理，仍需要识别与解决各类复杂问题。因之，尚需全面探寻重特大事件档案工作“怎么做”，进而形成系统的方法框架和行动方略，用以指导各地区、各层级、各系统全面深入推进此项工作。

　　结合国内外重特大事件档案工作的政策、实践、研究成果，基于重特大事件的特质和档案工作的流程，可建构出以下方法框架。即，对照重特大事件发生的时序，划分为事前基础性筹备、事发及时性响应、事后可持续管理3个阶段，档案工作对应部署并配置相关保障要素。需要注意的是，各阶段工作步骤并非固定，在具体工作中，因事件性质、档案工作实施条件等因素的差异，会存在一定的不同。

重特大事件档案工作方法框架

　　一、事前基础性筹备

　　在事件发生前强调提前规划部署，需明确重特大事件档案工作任务、划分工作主体的权责及关系、建立具有通用价值的工作机制，进而形成完备的事前应急预案。

　　（一）明确应急导向下的工作内涵

　　为保障工作及时顺畅进行，需要事前厘清重特大事件档案工作的基本内涵和导向。

　　一方面，确定基本内涵。在我国重特大事件档案工作体系中，重特大事件档案侧重指党和国家在应对突发性与灾难性事件中形成的且具有保存价值的历史记录。对应来看，美、澳等国档案管理体系中，以应急管理、应急响应等名称命名此类档案，同样强调此类档案是政府机构或有关部门发挥职能应对突发事件时产生的记录。

　　另一方面，基于内涵划定档案工作方向。表现为既要围绕重特大事件开展各项档案活动，旨在收集、保管、开发并利用事件发生过程中的各类记录，满足保存历史、辅助决策等需求，又要界定重特大事件档案工作的应急特质，用以指导具体档案工作内容的设计。

　　（二）建立档案机构主导的工作架构

　　重特大事件档案工作因其复杂属性牵涉各方权责，尤为重要的是档案机构主导地位的确定。应理顺3个层面的关系。

　　一是通过政策明确档案机构的主导地位。强调档案机构肩负统筹协调与方案制定的职能。二是明确不同档案机构的具体职能。档案主管部门主要负责制定工作方案，制定收集、整理等环节的工作机制并推动协同相关工作。档案馆主要负责监督指导具体业务工作、明确各方任务、统一操作规范，并及时发布相关指南、归档范围等。三是厘清并规划档案机构同各相关方在具体工作中的关系。为推进重特大事件档案工作开展，应强调档案部门与应急管理、公共卫生、社会安全等部门的协同，构建跨部门、跨层级、跨领域的协作体系。

　　（三）确定基础性通用工作框架

　　事前建立通用工作框架，以应对突发事件的建档需求，为部署与实施档案工作提供基础性指引。

　　一方面，明确理念与原则，确保工作顺利进行。在理念引领层面，要确保重特大事件档案工作符合本国国情并有效服务社会及公众，并将其作为工作出发点。在宏观层面，提出统一领导、分级管理、分类实施、统筹协作等整体性原则。在档案管理具体层面，明确多途径、全范围、广角度收集并妥善保管等要求。

　　另一方面，建立通用工作制度以提供基本的行动依据。第一步，判断当前是否具备可供各类重特大事件通用的工作制度或计划。如有，结合业已积累的经验加以完善。如无，则需结合档案管理及突发事件应急管理的相关法律法规，制定重特大事件档案工作相关制度。

　　二、事发及时性响应

　　重特大事件发生时，档案部门需要及时介入，判断事件本身的建档价值，并评估档案工作开展的外部环境与内部条件。在确定建档的必要性与可行性后，设计制定适应性工作方案，并迅速响应、及时介入，开展应急建档工作。

　　（一）实时制定档案工作方案

　　首先，判断所发生事件是否具备充足的建档必要性与价值。这需要结合重特大事件的定义，判断其是否具有突发性，以及对社会的危害程度、影响范围等。可将应急管理工作体系对该事件的评估作为参照。接着，从决策参考、历史研究、记忆建构等角度评估事件产生的影响及其建档价值。

　　其次，就开展重特大事件档案工作的内外部条件进行可行性评估。外部环境涉及重特大事件相关记录形成的物理环境与开展重特大事件档案工作的工作环境。部分重特大事件的灾难性为相关记录的及时保存、档案工作的稳定开展带来一定挑战，行动主体需要对可能面临的困难予以可行性评估、风险预测，以及解决方案设计。就内部条件而言，档案机构等重特大事件档案工作主导方应结合工作目标、管理职责、资金保障、基础设施等因素，判断是否需要由其开展建档工作。

　　最后，如确定建档必要性，则根据事件类型及其特殊性设计对应的工作方案。这要求既立足已有的档案工作基础，又充分考虑事件本身的特殊性。以澳大利亚国家档案馆发布的《向机构提供有关新冠肺炎疫情相关记录的建议》为例，该国结合这一时间的重大突发性及公共卫生属性，提出应参考公共卫生机构的规定，针对疫苗接种、确诊病例行动轨迹等时效性强且涉及个人隐私的特殊档案，制定短期保存、严格销毁的管理方案及规定。

　　（二）即时开展应急建档

　　形成工作方案后，便需以此为依据，及时介入重特大事件应急管理中，即时开展应急建档。

　　一是做好收集。可分为两大场景。一类是面向政府部门等官方机构，以机构为单位进行重特大事件应急管理文件的归档移交。档案部门应主动参与到各部门应急管理活动中，明确档案收集要求，并在形成阶段，确保具有长久保存价值的文件材料的规范形成和妥善保管。另一类是面向整个社会进行收集与征集，其收集范围更加广泛、类型更为丰富，包括网页内容、社交媒体文件、口述历史等，以社会收集丰富档案收集层次，补充档案资源。

　　二是对收集结果进行初步整理与分类。其工作核心是确定收集与整理政策，形成科学的档案分类标准。首先确定整理工作要求。需遵循文件形成规律，科学分类，并对事件中不能确定的类别予以及时讨论。基于以上要求，确定整理工作的标准。可参考积累的突发事件档案整理经验和既有的档案分类标准，结合重特大事件应急管理工作涉及的领域与类型，及时确定档案工作的收集与整理方案、明确专题档案目录等。

　　三是开展档案鉴定。以既往的档案价值鉴定标准为参照，结合事件实际情况，快速形成价值鉴定标准并及时投入使用。这一阶段的档案价值鉴定遵循应收尽收原则，对各类档案的保存期限从宽设置，尽全力实现最大范围保存。

　　三、事后可持续管理

　　重特大事件结束后，档案工作重心转至档案可持续管理。档案信息资源优化建设与开发利用成为这一阶段的重点，要充分挖掘其价值以满足利用需求。

　　（一）档案信息资源优化建设

　　由于重特大事件具有随机性和紧急性等特点，事发响应阶段档案的收集可能不够完整，且重特大事件结束后，相关工作仍会持续进行，将继续形成大量相关记录，因而建档工作也要持续。

　　一是对事后各机构形成的档案进行持续追踪收集。二是档案馆等记忆机构对社会各层面产生的相关档案开展全面收集，确保应收尽收。通过采集媒体信息、采录口述信息等方式主动面向社会收集反映事件各个侧面的相关材料，广泛、全面地补充档案资源，丰富记录全貌。三是要求各有关单位在事件结束后尽快完成档案整理，并及时向档案部门移交，档案部门要做好指导、监督、接收。

　　同时，要持续做好档案信息资源优化建设。一方面，在上一阶段收集工作的基础上，做好整理。除了常规的鉴定、分类、划分保管期限等工作外，更要对收集到的材料进行质量鉴定与价值判定，将不符合要求的材料予以剔除。另一方面，利用数字技术，加强资源建设。例如，全面开展数字化、建立专题档案资源数据库等，为开发利用奠定资源基础。

　　（二）利用服务逐步推进

　　重特大事件档案的价值需要通过利用实现。因此，应将工作重点从资源建设层向利用服务层延伸。系统配套促进档案资源利用的系列措施，是关键之举。

　　首先，应以安全、规范为前提，推进开放与利用。通过明确档案开放流程及责任，有序布局开放工作，促进有效利用。其次，简化利用流程。具体来说，确保重特大事件档案资源访问渠道畅通，推动利用服务便捷化，以全面满足各相关方的档案信息需求。最后，整合资源，实现一体化利用。具体来说，要在国家的整体框架下推进重特大事件档案数据总库建设，强调各领域、各单位加强档案信息资源共建共享，进而提供综合性、成套性的档案资源及服务。

　　四、全方位保障体系

　　建立全方位保障体系，从物资、技术、人力资源等方面提供保障，是确保重特大事件档案工作全流程顺畅进行的重要基础。

　　（一）多元主体协同架构的构建

　　重特大事件关涉社会多个领域，因此重特大事件档案工作需吸纳公共卫生部门、社会安全部门、应急管理部门，以及社会各领域的共同参与，尤其要强调组建跨领域协同的工作团队。

　　一方面，从制度建设到方案设计，多方话语融通是顺利推行的重要前提。应由来自档案部门、应急管理机构和相关部门的代表组成工作方案制定小组，全面反映各机构利益相关者的意见。

　　另一方面，以多主体合作降低工作难度、满足资源需求。具体表现为：行动实施团队由跨领域、跨部门的工作人员组成，工作团队掌握档案管理知识、具备应急建档所需的各项专业技能且对重特大事件所涉及的领域及其应急管理工作流程有清晰认识。如，美国档案工作者协会发布的《危机事件存档资源工具包》，建议召集各领域专家、经验丰富的工作者等共同组建档案工作团队。

　　（二）科学稳定的资金投入

　　重特大事件档案工作需要充足的物资保障，不仅要求稳定的资金投入，更要求能够科学支出。当前，国家或地方档案机构大多要求重特大事件档案工作经费纳入本级预算或活动经费中，以获得稳定的经费保障。一些从事此项工作的社会组织或私人收藏项目则通过申请地方政府资金拨款、接受社会捐赠，以获得资助。应急建档的实施机构应制定多年期的长期预算计划，明确重特大事件档案工作的资金来源，以及档案管理各环节的资金使用情况。

　　（三）多维基础设施建设

　　重特大事件档案工作需要适当的设施来支持各个阶段的工作。其中既包括办公空间、仓储设施、数字化设备等实体支持，也包含保障重特大事件档案工作在信息化环境中流畅运行的技术条件。

　　在实体支持方面，要加大相关基础设施建设，创造良好环境和客观条件。在技术保障层面，因为重特大事件档案工作的场景已延伸至数字化环境乃至网络环境。面对数字形态的档案材料，需要数字技术全流程嵌入其中。

　　（四）人文关怀的加强

　　重特大事件档案可能包含重大疾病、失去亲人等创伤性内容。在资源收集整理阶段，有可能给事件亲历者、档案工作者再次带来心理创伤，因此要考虑相关工作的道德与心理风险，给予档案工作者情感支持、心理疏导和工作培训。亦要考虑利益相关者的伦理与心理保障服务。以前文提到的《危机事件存档资源工具包》为例，其在情感因素部分，提供系列心理健康资源集合，并配有情感支持和心理咨询求助指南，确保在档案收集中充分考虑到情感因素。

　　在资源开发利用阶段，应考虑涉及的伦理道德问题。档案开放及开发利用应获得事件亲历者的知情和同意。对涉及隐私和潜在触发不适感的内容，进行筛选或限制发布，确保以符合伦理的方式建设和开发利用档案资源。

　　结语

　　重特大事件档案对于推进国家治理体系和治理能力现代化具有重要意义。总的来说，档案工作实践难度与资源需求极为显著，尚需更多的行动投入与探索，由此形成更系统的方法框架与面向复杂场景的行动路径。